info@firstconsulting.com.ua

skype12 firstconsulting.com.ua

+38 067 614 05 75

+38 050 450 10 28 

5 ознак того, що вас обманює ваш бухгалтер

09.09.2017

Для кого ця стаття

Для багатьох підприємців керівник його фінансово-економічної або бухгалтерської служби (надалі для простоти ми будемо користуватися терміном «бухгалтер») є правою рукою, головним помічником і порадником в бізнесі. Якщо ви потрапили в число таких мудрих і щасливих бізнесменів, і впевнені, що ваші тили міцні, і так буде завжди, то вам, можливо, не варто витрачати час на читання цієї статті.

Ця стаття написана для тих, хто вважає, що його бізнес міг би отримати від бухгалтерської служби більше користі, і хоче знати, як можна цього досягти, не повторюючи чужих помилок і не покладаючись на дипломованих шарлатанів.

 

Эта статья доступна также на русском.

 

Ми не тільки покажемо вам ознаки, які вказують на наявність проблем, а й розповімо про методи, якими можна їм запобігти та вирішити.

Ця стаття не претендує на всеосяжне керівництво, швидше за це заклик поміркувати разом над проблемами, які заважають ефективній взаємодії між власниками бізнесу та їх фінансовими менеджерами.

П'ять фраз, які змусять вас замислитися

Тут все неправильно

Чи доводилося вам чути від вашого бухгалтера емоційні, часто не підтверджені фактами, звинувачення на адресу попереднього бухгалтера, колег, співробітників компаній-контрагентів?

Як правило, мета таких висловлювань – попередити критику з боку керівництва за упущення в роботі, перекласти відповідальність на інших, приховати власну некомпетентність.

Несуттєві, часом надумані, недоліки роздуваються до масштабів глобальної проблеми. При цьому реальні проблеми відходять у тінь. Але вони, звичайно, нікуди не діваються, а просто чекають свого часу, щоб обернутися неприємностями для компанії.

Такий бухгалтер-маніпулятор при перших ознаках наближення катастрофи поспішить покинути компанію, залишивши її керівництво наодинці з проблемами, і відправиться морочити голову новому довірливому роботодавцю.

Що робити

Якщо ваш бухгалтер скаржиться на помилки інших людей, через яких він не може якісно виконувати свої функції, попросіть його викласти суть проблеми письмово, у вигляді службової записки. По-перше, це дозволить йому самому відокремити раціональні зерна від емоцій, й позбавить вас необхідності витрачати на це свою енергію. Адже маніпулятори зазвичай і домагаються, щоб ви витрачали свої сили непродуктивно. По-друге, інформацію, викладену в письмовій формі, набагато легше перевірити.

Якщо ви, замість опису проблем, знову отримаєте масу емоційних доводів, чому зробити цього не можна, то знайте – перед вами маніпулятор, а його претензії не мають під собою реальних підстав. Позбавляйтеся такої людини негайно. Пам'ятайте, що відповідно до принципу професійної поведінки Кодексу Етики Міжнародної федерації бухгалтерів, професійний бухгалтер не повинен зневажливо відгукуватися про роботу інших або необґрунтовано порівнювати її зі своєю роботою.

Якщо ж ви таки отримали від бухгалтера аргументований опис проблем, покажіть цей документ компетентному стороннього фахівцю – сертифікованому бухгалтеру, аудитору, консультанту. Підкреслюємо – це обов'язково має бути сторонній, не заангажований фахівець, який зможе подивитися на ситуацію з точки зору здорового глузду, а не через призму сформованих в компанії відносин і стереотипів. Притому він повинен володіти достатнім досвідом і знаннями, щоб, не будучи детально знайомим з вашою компанією зсередини, швидко розібратися в ситуації.

Швидше за все, така людина зможе оцінити, наскільки обґрунтованими є заяви вашого бухгалтера, і дати кваліфіковані рекомендації щодо виправлення ситуації. Залежно від ступеня складності і занедбаності ситуації, може знадобитися проведення аудиту бізнес-процесів або перевірка стану обліку.

Приклад з нашої практики

Головний бухгалтер під час вступу на роботу, користуючись недосвідченістю недавно призначеного керівника підприємства, приховала відсутність у неї необхідної кваліфікації і досвіду роботи в даній галузі.

Протягом декількох місяців їй вдавалося приховувати свою некомпетентність, перекладаючи вину за проблеми на другого бухгалтера, найнятого за направленням центру зайнятості, який також не мав необхідного рівня знань. Весь цей час бухоблік на підприємстві просто розвалювався.

Коли викриття стало виглядати неминучим, головний бухгалтер поспішно звільнилася.

На жаль, керівник підприємства не зміг вчасно зрозуміти, що за людину взяв на роботу. А зрозумівши, хоч і з запізненням, звернувся в нашу компанію.

Що ми з'ясували?

Обстеживши стан бухгалтерського обліку, ми з'ясували, що дані обліку повністю недостовірні. Було потрібно відновлення обліку за 9 попередніх місяців.

Як ми вирішили проблему?

Наша компанія провела відновлення обліку, розробила і впровадила, за участю нового головного бухгалтера, адекватну облікову політику. Керівник і головний бухгалтер підприємства протягом уже дев'яти років успішно користуються нашою консультативною підтримкою.

 

Я нічого не встигаю

Звичайно, в роботі бухгалтера аврали – не рідкість, і часто вони бувають обумовлені об'єктивними причинами. Як правило, ці причини добре відомі керівництву компанії. Це можуть бути, наприклад, недавні зміни в податковому законодавстві, внесені в останній момент або заднім числом; хвороба ключового співробітника; збій в роботі програми, що призвів до втрати даних.

Але що робити, якщо бухгалтер постійно, без видимих зовнішніх причин, скаржиться на завантаженість і брак часу? Поширена реакція керівників (і, треба сказати прямо, багато бухгалтерів активно підштовхують їх до цього рішення) – потрібно взяти в штат ще одного співробітника, двох, трьох …

Часто найбільш очевидне рішення виявляється найменш правильним. Спочатку варто поставити запитання – чому при відсутності форс-мажорних обставин бухгалтерія не справляється з необхідним обсягом роботи? Може тому, що робота організована неправильно? Може головний бухгалтер просто не вміє керувати вже наявними ресурсами? А може, наявні співробітники не можуть впоратися з роботою через відсутність необхідних навичок? Якщо так, то збільшення кількості співробітників тільки ще більше збільшить хаос.

Що робити

Перш за все, необхідно з'ясувати, скільки часу співробітники витрачають на виконання різних завдань. Зробити це не складно. Протягом певного періоду часу кожен співробітник повинен буде заповнювати, і в кінці кожного робочого дня здавати вам (бажано в електронній формі, наприклад, у файлі Excel) анкету – фотографію свого робочого часу. Важливо, щоб кожен співробітник робив це щодня. Одночасно ви повинні, протягом усього періоду спостереження, контролювати час приходу співробітників на роботу і відходу їх з роботи.

Тривалість періоду анкетування залежить від того, наскільки часто повторюються операції, які виконуються співробітниками, і може становити від одного тижня до одного місяця. Наприклад, для співробітників, кожен день зайнятих виконанням одних і тих же рутинних завдань, тижня може бути цілком достатньо.

Після цього необхідно узагальнити і проаналізувати результати анкетування. Всі завдання, які виконувалися співробітниками, необхідно розташувати в порядку зменшення витраченого часу. Починаючи з самих «трудомістких» завдань, потрібно з'ясувати, від чого залежать витрати робочого часу, і як їх можна скоротити.

Іноді в процесі такого аналізу з'ясовується, що співробітники займаються виконанням завдань, результати які взагалі нікому не потрібні, просто тому, що колись давно так було заведено.

Ви, напевно, запитаєте – а якщо недобросовісні співробітники вкажуть в анкетах неправдиві дані?

Не варто надто турбуватися. Адже ви контролювали загальна кількість використаного робочого часу. Якщо співробітник в анкеті вкаже занадто багато часу на виконання простих завдань, які в нормі вимагають значно менших трудовитрат, це буде явно помітно. А якщо співробітник витрачає часу вдвічі або втричі більше, ніж треба, це вкаже вам на його низьку кваліфікацію або несумлінне ставлення до роботи.

Приклад з нашої практики

Бухгалтерія дистриб'юторського підрозділу великої компанії – виробника продуктів харчування – складалася з 7 чоловік, п'ять з яких займалися проведенням видаткових накладних. Бухгалтерам доводилося працювати по 9 – 10 годин, 6 днів на тиждень. Проте, вони катастрофічно не встигали вводити документи в комп'ютерну систему. Відставання становило 6 – 7 днів (при тому, що період відстрочки платежу для більшості покупців дорівнював 7 днях). Це означало, що компанія взагалі ніколи не знала реального стану заборгованості покупців. В результаті прострочена заборгованість зростала, як лавина.

Що ми з'ясували?

Наші експерти провели аналіз використання робочого часу працівниками бухгалтерії.

При аналізі даних, нам відразу впали в очі неадекватно великі витрати робочого часу на проведення видаткових накладних. Поговоривши з бухгалтерами, ми встановили причину.

По-перше, відділ збуту компанії доставляв продукцію покупцям цілодобово, без вихідних. А бухгалтерія працювала з 8:00 до 17:30, з вихідним у неділю. Експедитори, які поверталися з рейсу ввечері, в нічний час або в неділю, залишали накладні в відділі збуту і їхали додому відпочивати. Прийшовши вранці на роботу, бухгалтери забирали у відділі збуту гори накладних з нічного розвезення. Непоодинокими були випадки втрати документів під час передачі.

По-друге, повернувшись з рейсу, експедитори здавали на склад неприйнятий покупцями товар, але при цьому ніколи не звіряли його кількість з бухгалтерією. Причина була та ж – бухгалтери в цей час просто були відсутні на роботі.

Коли накладні потрапляли в бухгалтерію, бухгалтери повинні були звірити кількість товару, прийнятого покупцями, з кількістю відвантаженого і повернутого товару. Часто при цьому виявлялися розбіжності, причини яких бухгалтери не знали, і не могли з'ясувати, оскільки експедитори в цей час були в роз'їздах. Виникало замкнене коло. Це і було причиною того, що бухгалтерія витрачала занадто багато часу на цілком рутинну задачу, а документи проводилися з великим запізненням, не кажучи вже про те, що регулярно виникали недостачі товару.

Як ми вирішили проблему?

По-перше, ми запропонували клієнту скоротити двох бухгалтерів, а роботу трьох, що залишилися організувати у змінах. Тепер в збутової бухгалтерії постійно перебував, як мінімум, один бухгалтер.

По-друге, ми наполягли на тому, щоб після повернення з рейсу експедитори здавали звіт безпосередньо черговому бухгалтеру, тут же, на місці, з'ясовуючи всі спірні моменти.

Тепер документи проводилися «день в день», компанія завжди мала актуальних дані про заборгованість покупців, і могла вживати своєчасних заходів щодо її стягнення.

У підсумку за три місяці сума простроченої заборгованості зменшилася на 3 мільйони гривень. Значно скоротилася кількість недостач.

Бухгалтери, які залишилися, тепер працювали по 40 годин на тиждень замість 50 – 60, як раніше. І при цьому все встигали!

 

Так програма рахує

Багато початківців, а іноді і досить досвідчені (але не дуже грамотні) бухгалтери помилково вважають, що розробники бухгалтерської програми вже про все подбали і передбачили всі можливі ситуації. Нібито, достатньо акуратно ввести дані, а комп'ютер сам зробить решту.

Нажаль (чи на щастя), це не так.

Необхідно розуміти, що комп'ютерна програма – це лише засіб для автоматизації зберігання даних і виконання складних обчислень, такий собі супер-калькулятор вкупі з супер-блокнотом. Комп'ютерна програма не вміє думати за бухгалтера, не вміє самостійно знаходити і виправляти помилки. Якщо програмою керує некваліфікований користувач, то й результати будуть недостовірними.

Однак ви можете і не підозрювати про те, що ваші облікові дані помилкові до того самого моменту, коли ці помилки перетворяться на серйозні неприємності.

Що робити

Попросіть вашого бухгалтера пояснити «на пальцях», як отримана та чи інша сума, наприклад, прибуток за квартал, сума податку до сплати, собівартість продукції і т.д. Кваліфікований фахівець, який володіє професійними навичками, без проблем, нехай і з певною похибкою, зможе відтворити і наочно пояснити зроблені розрахунки за допомогою олівця і аркуша паперу. Якщо ж ви почули фразу на кшталт тієї, що наведена вище, будьте впевнені – перед вами дилетант. Якщо це рядовий співробітник бухгалтерії, доручіть його професійний розвиток досвідченому наставнику. Але якщо таке промовляє головний бухгалтер – позбавляйтеся його негайно, інакше неприємності не за горами.

Спробуйте трохи ускладнити завдання. Запитайте у вашого бухгалтера: «Як зміниться сума Х, якщо ми зробимо Y?». Добрий бухгалтер, безумовно, зможе спрогнозувати зміну різних показників діяльності компанії залежно від обраного сценарію.

Однак бувають ситуації і дещо іншого роду – коли бухгалтер, якого запідозрили у зловживаннях, виправдовується тим, що «так порахував комп'ютер». У таких випадках, якщо передбачувана сума збитку істотна, краще відразу звернутися в консалтингову або аудиторської фірми з проханням провести ревізію діяльності. Надалі, при необхідності, висновки, зроблені кваліфікованими незалежними фахівцями, можна буде використовувати як доказ у суді.

Приклад з нашої практики

Перевіряючи стан податкового обліку у одного з наших нових клієнтів – імпортера хімічної продукції, ми виявили, що в обліку відображені абсолютно незрозумілі суми курсових різниць. Бухгалтери не змогли нічого пояснити, крім того, що так порахувала бухгалтерська програма.

Що ми з'ясували

Ми запитали додаткові дані і з'ясували, що бухгалтер, який відповідав за облік валютних операцій, не вводив в програму курси валют на кожну дату операції, що необхідно робити для коректної роботи. В результаті собівартість імпортної продукції була істотно викривлена. Головний бухгалтер не виявила цієї помилки, оскільки не мала достатньої кваліфікації та повністю покладалася на роботу комп'ютерної програми.

Як ми вирішили проблему?

Клієнт, отримавши наш звіт за результатами перевірки стану бухгалтерського обліку, був вчасно поінформований про наявність цієї помилки, і зміг виправити ситуацію до того, як вона стала предметом аналізу податкових органів.

 

В мене ще місяць не закритий

Чи доводилося вам, звернувшись, скажімо, 10 числа до вашого бухгалтера з питанням про результати попереднього місяця, у відповідь чути цю фразу? Нашим клієнтам – не один раз.

Точно розрахувати багато показників, таких як собівартість продукції, витрати, прибуток, податки до сплати, можна тільки тоді, коли отримані всі документи, і враховані всі витрати, які належать до звітного періоду. А це не завжди можна зробити швидко. Наприклад, рахунки за послуги зв'язку, оренду, комунальні платежі, і багато інших бухгалтер отримає, в кращому випадку через тиждень - півтора після закінчення місяця. А буває, що і набагато пізніше. Але ж ці дані ще потрібно ввести в комп'ютер, і зробити масу маніпуляцій, щоб нарешті отримати заповітні цифри.

Виходить, бухгалтер прав, відмовляючи вам в отриманні інформації, яка так потрібна вам, щоб прийняти важливе рішення саме зараз?

Ні! Абсолютно!

Просто він не знає про відмінності між податковим та управлінським обліком, або просто він не хоче обтяжувати себе зайвою, з його точки зору, роботою.

Пояснимо більш детально.

По-перше, кожен бухгалтер навчений рахувати з точністю до гривні. І багато хто робить це завжди, незалежно від того, чи потрібна дійсно така точність. А й насправді, де вона потрібна? Ніде, окрім як у податковій декларації.

Дійсно, якщо ваш бухгалтер сказав вам, що прибуток вашої компанії дорівнює 1 000 000 грн., Наскільки сильно вас схвилює, якщо він раптом виявиться, скажімо, 990 000 грн. або 1 010 000 грн.? Ця відмінність в 1 відсоток навряд чи вплине на ваші управлінські рішення. А ось для бухгалтера цей один відсоток може означати додатково два тижні роботи.

Керівнику компанії для прийняття рішень набагато важливіше мати інформацію тут і зараз, нехай з похибкою, зате своєчасну, ніж через місяць – абсолютно точну і непотрібну.

По-друге, багато бухгалтерів намагаються проводити економічний аналіз діяльності, використовую виробничу, або навіть «повну», собівартість продукції, не підозрюючи про те, що робити цього не слід (див. статтю). В результаті керівник отримує інформацію не тільки з запізненням, але часто не релевантну.

Що робити

Для прийняття оперативних управлінських рішень замість собівартості використовуйте такі інструменти фінансового менеджменту як сценарний аналізмаржинальний аналіз (або CVP-аналіз), маржинальний аналіз з обмеженнями .

Оберіть від двох до чотирьох показників, які важливі для вас з точки зору управління діяльністю компанії. Наприклад, для виробничої компанії це можуть бути доходи від реалізації, основні статті виробничих витрат і сума податків до сплати.

Доручіть бухгалтерії з певною регулярністю (раз в десять днів, щотижня, навіть щодня – залежно від ваших реальних потреб і можливостей ваших бухгалтерів) надавати вам звіти за цими показниками за поточний місяць, з прогнозом до кінця місяця. Просіть пояснити вам цифри, щоб бути впевненим в тому, що вам не підсунуть дані «зі стелі».

Будьте готові зіткнутися з серйозним опором. Вам можуть доводити, що «це неможливо, тому що місяць не закритий» (див. вище). Будьте наполегливі у своєму рішенні. Спираючись на багаторічний досвід роботи в сфері обліку, ми можемо сказати вам твердо – це можливо. Досвідчений і кваліфікований бухгалтер, спираючись на статистику і іншу доступну йому інформацію, зможе зробити обґрунтований прогноз. У міру того, як місяць буде підходити до кінця, цей прогноз буде ставати все точнішим.

Якщо ж вам не вистачає аргументів, щоб переконати вашого бухгалтера, або ви сумніваєтеся, які показники і як варто відстежувати – запросіть досвідченого фінансового консультанта, який допоможе вам налагодити ефективну систему управлінського обліку.

Приклад з (не нашої) практики, або як не треба робити

Компанія – виробник кондитерських виробів – складала щомісячний бюджет, в якому планувала доходи, витрати, собівартість продукції, прибуток, і інші показники своєї діяльності. Протягом двадцяти днів після закінчення місяця (як раз щоб встигнути «закрити місяць» і порахувати податки) бухгалтерія складала звіт про фактичні показники. Після цього звіт порівнювався з місячним бюджетом, аналізувалися причини відхилень і приймалися рішення.

Як ви знаєте, цінові скачки – не така вже рідкість для нашої економіки. Але керівництво компанії про це якось забуло. Коли цукор (основна сировина для кондитерських виробів) за один тиждень подорожчав у два рази, ніхто не сполошився. Всі чекали коли бухгалтерія «закриє місяць» і представить звіт. Результат – за місяць зволікання компанія зазнала збитків на мільйон гривень. Цього, безумовно, не сталося б, якби в розпорядженні керівництва компанії була своєчасна управлінська звітність.

Приклад з нашої практики

Свого часу, виконуючи консалтинговий проект для вертикально інтегрованого холдингу, ми зіткнулися із завданням управління податковими платежами. Головне підприємство холдингу сплачувало ПДВ до бюджету в повному обсязі, в той час як інші підприємства групи були частково звільнені від його сплати. Сукупне податкове навантаження групи залежало від того, як розподілявся загальний дохід групи між її підприємствами, а він, у свою чергу, був схильний до досить значних коливань.

Для реагування на ці коливання був необхідний своєчасний прогноз, щоб група до закінчення місяця могла вжити заходів до перерозподілу доходів між своїми підприємствами.

Як ми вирішили проблему?

Ми запропонували клієнту доручити головним бухгалтерам підприємств групи двічі на місяць - 15 і 25 числа - надавати управлінський звіт про доходи і суми податку, з прогнозом до кінця місяця. Завдяки цьому стало можливим вчасно вживати заходів для перерозподілу доходів, чим була досягнута значна економія податкових платежів.

 

Так робити не можна…

Зустрічаються ще бухгалтери (на щастя, все рідше, у міру того, як фахівці старої «совкової» формації йдуть на відпочинок), які на будь-яку ініціативу керівника реагують подібними фразами: «Це неможливо ... Так робити не можна ... Нас покарають ... Що скаже податкова ... ».

Звичайно, бухгалтерія навряд чи представляється місцем для сміливих експериментів. Але це не означає, що власник бізнесу повинен поставити хрест на нових, можливо, ризикованих, проектах на догоду спокою свого бухгалтера. Часто подібні заяви свідчать про некомпетентність – бухгалтер просто не знає правових норм, які регулюють нові для нього відносини, або про нелояльність – бухгалтера влаштовує існуюча ситуація і він не хоче витрачати свій час і сили на допомогу в розвитку бізнесу компанії. Невже це те, чого ви від нього очікували?

Подібна поведінка може також бути продиктованою страхом, що майбутні зміни у бізнесі компанії призведуть до втрати бухгалтером свого становища, зменшать його вплив на прийняття рішень.

Що робити

Пам'ятайте, що закони не містять відповідей на всі випадки життя, а в бізнесі не буває стовідсотково перевірених варіантів. Не існує і єдиних правильних рішень.

Якщо ви зіткнулися з протидією вашого бухгалтера новому проекту, попросіть його порекомендувати вам альтернативне рішення. Щоб досконально розібратися в ситуації, вашому бухгалтеру, швидше за все, буде потрібно ваша допомога, і, можливо, допомога юриста.

Потім попросіть кваліфікованого консультанта оцінити дані рекомендації. Так ви зможете не тільки знайти оптимальне рішення, але і оцінити здатність і бажання вашого бухгалтера до вирішення проблем вашого бізнесу.

Пам'ятайте, що гарантій в бізнесі ніхто не дає! Будь-яке нове починання завжди несе в собі частку ризику. Які ризики приймати, а які ні – вирішувати тільки вам як керівнику (власнику). Основним критерієм прийняття чи неприйняття того чи іншого варіанту дій має бути те, чи відповідає прогнозований рівень прибутку рівню ризику, який пов'язаний з даним рішенням. Завдання консультантів (і вашого бухгалтера в тому числі) – визначити можливі варіанти вирішення проблеми і пов'язані з ними ризики.

Приклад з нашої практики

Компанія – виробник продуктів харчування – з метою розширення географії збуту відкрила чотири філії в обласних центрах України. Однак збільшення продажів філіями наштовхнулося на несподівану перешкоду – головний бухгалтер компанії наполягла, щоб розрахунки з покупцями філії проводили виключно за безготівковим розрахунком. Це було незручно для власників дрібних крамничок, які забезпечували більше половини товарообігу компанії.

Аргументи головного бухгалтера зводилися до того, що проконтролювати надходження готівкових коштів на відстані неможливо, тому, якщо дозволити філіям торгувати за готівковий розрахунок, неминучі розкрадання грошових коштів та інші зловживання.

Як ми вирішили проблему?

При більш детальному розгляді проблеми з'ясувалося, що торгові представники, з відома керівників філій, йшли на порушення заборони з метою збільшити обсяг продажів, і отримували від покупців гроші. Ці гроші потім повинні були перераховуватися на банківський рахунок компанії. Однак, оскільки ці операції відбувалися таємно від керівництва компанії, і контроль за ними був відсутній, деякі торговельні представники привласнювали грошові кошти.

Рішення, яке ми запропонували власнику компанії, і яке було реалізовано, полягало в наступному:

На складі кожної філії було обладнано приміщення каси, в якому був встановлений касовий апарат, підключений до комп'ютерної обліковій системі. Покупці, які приїжджали на склад за продукцією, тепер мали можливість розраховуватися на місці. Завдяки сполученню касового апарату з обліковою системою, ця інформація негайно надходила до центрального офісу компанії. В кінці робочого дня виручка з каси забиралася інкасаторської службою банку і зараховувалася на банківський рахунок компанії, про що центральна бухгалтерія отримувала інформацію через систему «Банк-Клієнт». Таким чином, кожна гривня виручки контролювалася в режимі реального часу.

В результаті товарообіг філій виріс на 15 - 25 відсотків, що склало понад мільйон гривень в місяць в грошовому вираженні.

Припинилися випадки розкрадання грошових коштів співробітниками філій компанії.

Шахрайство - особливий випадок

Шахрайство може приймати найрізноманітніші форми. На жаль, не існує вірних ознак, за якими можна безпомилково визначити участь бухгалтера в шахрайстві. Однак можна істотно знизити ризик шахрайських дій, якщо пам'ятати і виконувати кілька нескладних рекомендацій.

Не створюйте сприятливих умов

Ситуація безконтрольності провокує працівників на порушення службової етики. Якщо ці порушення не були вчасно виявлені і припинені, вони можуть перерости в навмисні зловживання.

До групи ризику відносяться працівники, які обслуговують готівкові та безготівкові грошові кошти, які нараховують заробітну плату, ведуть облік і списання високоліквідних товарних цінностей (продукти харчування, спиртні напої, ПММ, медикаменти, побутові товари повсякденного попиту, дорогоцінні метали).

Призначте працівника (бажано, щоб він підпорядковувався безпосередньо керівнику), який буде виконувати періодичну перевірку записів та розрахунків, або доручіть цю роботу аудиторської чи бухгалтерської фірмі.

Регулярно проводьте інвентаризацію ліквідних матеріальних цінностей і грошових коштів.

Час від часу замінюйте працівників, зайнятих обслуговуванням зон ризику. Наприклад, наполягайте, щоб вони обов'язково використовували щорічну відпустку.

Не допускайте ситуації, коли бухгалтер одноособово розпоряджається коштами на банківському рахунку компанії.

Намагайтеся не створювати надмірно складних, заплутаних схем обліку, в яких легко можуть «загубитися» кошти компанії.

Слідкуйте за моральним кліматом

Працівники схильні привласнювати активи компанії і внутрішньо виправдовувати такі дії, якщо вони вважають, що керівництво поводиться з ними несправедливо, або що їх зусилля не винагороджуються належним чином.

Постійно займайтеся моніторингом морального клімату в компанії, особливо серед тих працівників, які мають безпосередній доступ до цінностей.

Будьте в курсі

Складне матеріальне становище може підштовхнути працівників до привласнення коштів компанії. Намагайтеся бути в курсі таких фактів, які стосуються ваших працівників із зон ризику, як існування значної заборгованості по кредитах, особливо простроченої; необхідність великих витрат (наприклад, на лікування, на оплату навчання або на допомогу близьким родичам).

В рівній мірі вашу увагу повинні привертати випадки дорогих покупок (нерухомість, автомобіль), зроблених вашим працівником зі скромними доходами, який має доступ до матеріальних цінностей компанії.

Наостанок

Ця стаття є узагальненням нашого більш ніж 15-річного досвіду роботи в консалтингових проектах , а також роботи наших фахівців у сфері фінансового менеджменту в корпоративних структурах.

Якщо вона вас зацікавила, і ви хочете дізнатися більше про підняті у ній питання, ми будемо раді почути вашу думку.

Ви також можете отримати безкоштовну консультацію, використавши наведене нижче посилання.

 

 

Бажаєте задати питання та отримати безкоштовну консультацію від професіоналів?

Ми регулярно відповідаємо на запитання підписувачів у нашій групі Фейсбук. Якщо ви є користувачем Фейсбук, задайте питання, використовуючи посилання нижче. Якщо ви не не є користувачем Фейсбук, ви маєте бути зареєстрованим користувачем нашого сайту, щоб мати змогу задати питання.

Це повністю безкоштовно!

 

Задати питання у Фейсбук:

тисніть на іконку:

ico.facebook

Ми відповідаємо на запитання у Фейсбук протягом кількох годин (у робочі дні).

Увійти або зареєструватися, щоб задати питання

Вгору